Um problema muito comum é fazer aquela apresentação em PowerPoint e, na hora de enviá-la por e-mail descobrir que ela ficou com mais de 20Mb. Felizmente, há alguns truques que podem ser utilizados para manter os arquivos pequenos o suficiente para serem enviados por e-mail.

Desative a opção de salvamento rápido
Essa opção faz com que o software salve o arquivo sem compactar as figuras, o que aumenta o tamanho final.
Para evitar isso, vá em Ferramentas > Opções > Aba Salvar e desmarque a opção “Permitir gravação rápida”. Clique em OK e depois salve o arquivo com outro nome (Arquivo > Salvar como...).


Cuide com o tamanho excessivo das imagens
A maior responsável pelo tamanho grande dos arquivos PowerPoint são as imagens. Se essas imagens estiverem maiores do que o necessário, o estrago é ainda maior. Para evitar isso, insira imagens que tenham, no máximo, 1024 x 768 pixels. Mais que isso é inútil, uma vez que os slides serão utilizados em apresentações em telas de computadores e datashows que dificilmente precisarão de maior resolução.

Para resolver esse problema com as imagens que já estão inseridas, faça uma cópia de segurança do arquivo e a seguir clique com o botão da direita sobre uma imagem, vá em Formatar Figura > Aba Figura > Compactar...
Defina as opções como na imagem abaixo. Caso deseje imprimir os slides, selecione Impressão em “Alterar resolução”.


Cuide com a existência de objetos externos (OLE objects)
Às vezes, quando você copia e cola gráficos de outros programas (por exemplo, do Corel) para dentro do PowerPoint, este pode defini-los como objetos externos, que não são compactados pelo software.
Para evitar isso,

1) procure sempre inserir imagens via Inserir > Figura > Do arquivo...
2) depois que terminar de editar o objeto, clique com o botão da direita sobre ele e vá em Agrupamento > Desagrupar. Imediatamente em seguida, repita a operação e desta vez selecione Reagrupar.

Cheque o slide mestre também
Não esqueça de tomar as providências acima também para o slide mestre.

Não salve o arquivo com o formato compatível com PowerPoint 95
Esse formato não é compactado e, portanto, deixa o arquivo muito maior que o necessário.

Elimine elementos invisíveis
Se você suspeita que há algum elemento invisível no slide que esteja fazendo o tamanho do arquivo crescer, faça o seguinte:

1) aperte ctrl + T para selecionar tudo (ou ctrl + A seo software está em inglês);
2) mantenha shift pressionado e clique nos elementos que você quer manter no slide. Assim você “de-seleciona” o que quer manter.
3) pressione Delete para apagar o que porventura exista a mais no slide.

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